Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument określający kraj, którego rezydentem podatkowym jest podmiot gospodarczy, czyli gdzie jest on opodatkowany podatkiem dochodowym. Inaczej jest to zaświadczenie o siedzibie firmy prowadzącej działalność gospodarczą dla celów podatkowych.
Zgodnie z art. 21, Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) w związku ze współpracą w ramach Systemu Partnerskiego podmioty zagraniczne zobowiązane są dostarczać nam certyfikaty rezydencji podatkowej, ponieważ w przeciwnym razie zobowiązani jesteśmy do pobierania podatku w wysokości 20% zgromadzonego wynagrodzenia (kwota ta wpłacana będzie na konto polskiego urzędu skarbowego jako podatek u źródła).
Przepisy, zgodnie z którymi wydawcy mogą zostać zwolnieni z obowiązku opłacenia podatku u źródła w Polsce regulowane są przez umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Ich wykaz dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów. Aby jednak możliwe było zastosowanie tych postanowień musimy otrzymać oryginalne dokumenty potwierdzające rezydencję podatkową (jedynie w przypadku krajów, które wydają certyfikaty wyłącznie w formie elektronicznej jest ona akceptowalna przez polskie urzędy skarbowe). Dopiero po przekazaniu odpowiednich dokumentów, które ważne są przez okres jednego roku, zastosowanie znajdą przepisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, zgodnie z którymi osiągany dochód opodatkowany jest jedynie w kraju siedziby naszego partnera.
Przykładowo: w przypadku Wielkiej Brytanii właściwym dokumentem jest „Certificate of UK residence” wydawany przez „HM Revenue & Customs”, natomiast w Niemczech „Antrag auf Erteilung einer Ansässigkeitsbescheinigung”.